Złożenie dokumentów finansowych w systemie eKRS

Według najnowszych interpretacji MF oraz Krajowej Informacji Podatkowej wszystkie podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają sprawozdanie finansowe w terminie do 15 dni od daty zatwierdzenia przez zwyczajne zgromadzenie wspólników. W przypadku jednostek, których rok obrotowy zakończył się 31.12.2018 zatwierdzenie sprawozdania finansowego musi nastąpić do 30.06.2019. Co za tym idzie, złożenia dokumentów w eKRS w przypadku zatwierdzenia sprawozdania finansowego w dniu 30.06.2019 należy dokonać do 15.07.2019.

Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS nie muszą składać sprawozdania finansowego do Urzędu Skarbowego. System eKRS automatycznie przekaże dokumenty do US.

Zgodnie z obecnymi interpretacjami MF wspólnicy spółek komandytowych, również nie mają obowiązku przekazywania Sprawozdania Finansowego do Urzędu Skarbowego wraz ze swoim rozliczeniem rocznym składanym do 30.04.2019.

Przed złożeniem do eKRS wszystkie dokumenty muszą zostać podpisane. Instrukcję dotyczącą podpisywania dokumentów publikowaliśmy wcześniej

Zestawienie dokumentów do złożenia w eKRS wraz z datą podpisu i sposobami podpisania:

1. Roczne sprawozdanie finansowe w zależności od formy podpisania:

• plik .XML w przypadku podpisania pliku w programie e-sprawozdania,
• plik .XML w przypadku podpisania profilem zaufanym przez stronę obywatel.gov.pl,
• plik .xml.XADES w przypadku podpisania podpisem „wewnętrznym” kwalifikowanym przez program dostarczony wraz z podpisem kwalifikowanym. Po podpisaniu plik.xml zamienia się w plik .xml.XADES, który należy załączyć w eKRS..
• plik .XML wraz z plikiem .XADES w przypadku podpisania podpisem kwalifikowanym „zewnętrznym” przez program dostarczony wraz z podpisem kwalifikowanym. Po podpisaniu pliku .xml powstaje drugi plik z końcówką .XADES. Oba pliki należy złożyć w eKRS. Otrzymujemy informacje, iż dodanie podpisu zewnętrznego .XADES do pliku .XML, który od nas Państwo otrzymali powoduje problem ze złożeniem sprawozdania. Odradzamy ten sposób podpisu.

Termin podpisania do 31.03.2019.

2. Sprawozdanie z działalności (jeśli wymagane dla jednostki) w zależności od formy podpisania:

• dowolny plik (.pdf, .jpeg, .doc, .rtf, .txt, itp.) przekształcony w plik .XML w przypadku podpisania profilem zaufanym przez stronę obywatel.gov.pl,
• dowolny plik (.pdf, .jpeg, .doc, .rtf, .txt, itp.) przekształcony w plik .XADES w przypadku podpisania podpisem „wewnętrznym” kwalifikowanym przez program dostarczony wraz z podpisem kwalifikowanym.
• dowolny plik (.pdf, .jpeg, .doc, .rtf, .txt, itp.) wraz z plikiem .XADES w przypadku podpisania podpisem „zewnętrznym” kwalifikowanym przez program dostarczony wraz z podpisem kwalifikowanym.

Termin podpisania do 31.03.2019.

3.  Opinia biegłego rewidenta podpisana elektronicznie przez biegłego rewidenta (jeśli sprawozdanie podlegało badaniu).

4. Uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania podpisana przez wszystkich wspólników w formie skanu (na przykład plik .pdf, .jpeg). Wspólnicy podpisują się na papierowej uchwale. Następnie jeden z członków zarządu posiadający numer PESEL uprawniony do reprezentowania spółki podpisuje skan uchwały elektronicznie. Podpis elektroniczny na skanie uchwały można złożyć na cztery sposoby:

•  podpisem „zewnętrznym” kwalifikowanym przez program dostarczony wraz z podpisem kwalifikowanym. Powstanie plik źródłowy (np. pdf) oraz plik .XADES (zawierający podpis kwalifikowany.
• podpisem „wewnętrznym” kwalifikowanym przez program dostarczony wraz z podpisem kwalifikowanym. W przypadku podpisywania np. pliku .pdf powstanie jeden plik z końcówką .pdf.XADES.
• profilem zaufanym przez eKRS. Na stronę eKRS załączamy skan uchwały bez podpisu elektronicznego. Podpis elektroniczny składany jest w 4 kroku procesu dodawania zgłoszenia.
• Profilem zaufanym przez stronę obywatel.gov.pl. Skan uchwały zostanie przekształcony w plik .XML zawierający „w środku” uchwałę oraz podpis.

Termin podpisania papierowej wersji do 30.06.2019.

Termin podpisania elektronicznie w celu złożenia do 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

5. Uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty podpisana przez wszystkich wspólników w formie skanu (na przykład plik .pdf, .jpeg). Wspólnicy podpisują się na papierowej uchwale. Możliwości podpisu elektronicznego w celu złożenia do eKRS, są takie same jak dla punktu 4.

Termin podpisania papierowej wersji do 30.06.2019.

Termin podpisania elektronicznie w celu złożenia do 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Po podpisaniu wszystkich dokumentów możemy udać się na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości w celu złożenia ich do repozytorium eKRS: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/

Jeżeli nie mają Państwo jeszcze konta na portalu eKRS to mogą je Państwo założyć korzystając z instrukcji umieszczonej na stronie eKRS – klikamy na „Pomoc” tak jak na poniższym przykładzie:

W nowo otwartym oknie wybieramy:

Po założeniu konta możemy przejść do składania Sprawozdania Finansowego.

Wracamy na stronę: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/ i klikamy na „Zaloguj się”. Następnie wybieramy „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”.

Po kliknięciu w powyższe możemy otrzymać następujący komunikat:

Jeżeli nie posiadamy na swoim komputerze zainstalowanego środowiska JAVA, to należy je zainstalować klikając na „Pobierz”.

Po zainstalowaniu „JAVA” zaleca się uruchomienie ponownie komputera. Następnie możemy ponownie zalogować się do systemu eKRS i przejść do dodawania nowego zgłoszenia. Klikając na „+ Dodaj zgłoszenie”.

Postępujemy zgodnie z instrukcjami. Wpisujemy numer KRS spółki, której dotyczy zgłoszenie.

Po wpisaniu numeru KRS otrzymamy listę złożonych dokumentów finansowych spółki. Klikamy na przycisk „Dalej” u dołu ekranu.

Następny etap to wpisanie nazwy roboczej zgłoszenia np. „Sprawozdanie Finansowe 2018” i  określenie okresu, którym objęte jest sprawozdanie. Standardowo będzie to od 01.01.2018 do 31.12.2018. Na końcu wybieramy rodzaj zgłoszenia. Z rozwiniętej listy wybieramy „SKŁADANIE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH I INNYCH DOKUMENTÓW FINANSOWYCH”.

Po wyborze zgłoszenia możemy rozpocząć dodawanie dokumentów do wysłania klikając na „Dodaj dokument”. W nowo otwartym oknie należy podać datę sporządzenia dokumentu. Data ta musi być zgodna z datą zapisaną na tym dokumencie. W przypadku e-sprawozdania będzie to data sporządzenia zapisana w pliku .XML. W przypadku pozostałych dokumentów będą to po prostu daty umieszczone na tych dokumentach.

Zaczynamy od wczytania e-Sprawozdania.

Jako ‘Plik dokumentu” wybieramy e-SF w formie pliku .XML.

Po wybraniu pliku z e-SF system zapyta o rodzaj dokumentu. Zaznaczamy „Roczne sprawozdanie finansowe”.

„Plik zawierający oddzielny podpis” to plik w formacie .XADES zawierający „zewnętrzny” kwalifikowany podpis elektroniczny. W przypadku podpisów złożonych za pomocą Profilu Zaufanego bądź podpisów złożonych przez program e-sprawozdanie lub podpisów „wewnętrznych” kwalifikowanych taki plik nie wystąpi, bowiem w tym przypadku podpis dołączany jest bezpośrednio „do środka” pliku z e-sprawozdaniem. Plik ze e-sprawozdaniem jaki dostali/dostaną Państwo od nas zawiera podpis KRAFTON „w środku”.

Jeśli plik lub pliki poprawnie się wczytały klikamy na „Zapisz”.

Dodajemy kolejny dokument klikając na „Dodaj dokument”, wczytując kolejno pozostałe pliki ze sprawozdaniem z działalności, uchwałami oraz ewentualnie pliki .XADES zawierające podpis kwalifikowany. Za każdym razem wybieramy odpowiednią kategorię pliku z dostępnej listy. Przykładowa lista dokumentów do wyboru poniżej:

Nasza lista wczytanych dokumentów powinna wyglądać następująco:

Po wczytaniu wszystkich plików klikamy u dołu strony na ZAPISZ i przechodzimy do kolejnego kroku klikając na DALEJ.

Następny krok (Krok 3.) to oświadczenie o złożonych podpisach na dokumentach finansowych, które wygląda jak poniżej:

Jako kierownika jednostki rozumie się organ zarządzający spółki. W większości przypadków będzie to Zarząd Spółki. Oznacza to, iż oświadczamy, że podpisy na rocznym sprawozdaniu oraz sprawozdaniu z działalności złożyli wszyscy członkowie zarządu. W przypadku gdy, któryś z członków zarządu nie podpiszę się pod sprawozdaniem zaznaczamy „Dokument nie posiada wszystkich wymaganych podpisów”. Spowoduje to wyświetlenie dodatkowego pola w celu uzupełnienia wyjaśnień.

Po złożeniu oświadczeń klikamy na DALEJ .

W ostatnim kroku (krok 4.) pozostaje kliknąć na „weryfikacja zgłoszenia”. Następnie zaznaczamy osobę, która ma podpisać się pod wysyłką. Proces możemy zakończyć na zapisaniu zgłoszenia. Będzie ono wtedy „czekać” na wysyłkę 14 dni. Po tym czasie zostanie usunięte z systemu.

Jeśli chcemy wysłać komplet dokumentów zaznaczamy jedną z osób dostępnych na liście i klikamy na przycisk:

Wybieramy podpis kwalifikowany bądź profil zaufany. Następnie postępujemy zgodnie z instrukcjami na ekranie.

W przypadku wyboru podpisu kwalifikowanego eKRS poprosi o zainstalowanie programu oraz dodatku do przeglądarki internetowej „Szafir”. Po zainstalowaniu aplikacji „Szafir” należy przeładować stronę eKRS i zalogować się ponownie. Nasze zapisane zgłoszenie będzie dostępne do edycji.

Jeśli poprawnie podpisaliśmy nasze zgłoszenie otrzymamy poniższy komunikat:

Pozostaje wybrać „Wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”.

Na maila otrzymacie Państwo informacje o statusie swojego zgłoszenia. Po 24 godzinach (zazwyczaj szybciej) zgłoszenie sprawozdania finansowego zostanie zatwierdzone i będzie widoczne do pobrania w wyszukiwarce KRS.