E-faktura w praktyce
aktualizacja: 05-12-2022
utworzono: 30-11-2022
1. Różnica między fakturą a e-fakturą
2. Wystawienie e-faktury bezpośrednio z KSeF – tylko w teorii
3. Daty na e-fakturze
4. Dokonywanie zmian na e-fakturze
5. KSeF nie przewiduje wystawienia
1. Różnica między fakturą a e-fakturą
Ogólne informacje o systemie KSeF zostały już przedstawione w naszych poprzednich artykułach. W tym przybliżymy szczegóły procesu wystawiania faktury ustrukturyzowanej (e-faktury) oraz rozwiązania jakie są obecnie na rynku.
Zacznijmy od odróżnienia faktury elektronicznej od ustrukturyzowanej:
|
faktura elektroniczna |
e-faktura ustrukturyzowana |
|
– wystawiana i przesyłana drogą elektroniczną w różnych formatach (np. PDF) |
– generowana w określonym formacie i strukturze XML |
|
– przesyłana bezpośrednio do kontrahenta |
– wysyłana do KSeF (sprzedaż) i pobierana z KSeF (zakupy) |
|
– w przypadku zniszczenia albo zaginięcia konieczność wystawienia duplikatu |
– brak duplikatu faktur – wszystkie faktury są dostępne w centralnej bazie |
|
– konieczność wyrażenia zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej przez kontrahenta |
– konieczność wyrażenia zgody na otrzymywanie e-faktur poprzez KSeF w latach 2022-2023, gdy korzystanie z niego jest dobrowolne |
|
– otrzymanie faktury w sposób uzgodniony z kontrahentem (np. mail, platforma wymiany danych) |
– potwierdzenie otrzymania faktury przez kontrahenta to data nadania numeru KSeF |
|
– przechowywanie faktur we własnym zakresie |
– przechowywanie e-faktur przez 10 lat w KSeF |
UWAGA: zniknie konieczność archiwizacji faktur papierowych oraz elektronicznych, ponieważ będą one przechowywane przez 10 lat w KSeF. Wyjątek: faktury na zakup środków trwałych wykorzystywanych dłużej niż 10 lat, warto przechowywać we własnych zakresie.
2. Wystawienie e-faktury bezpośrednio z KSeF – tylko w teorii
Założenia systemu KSeF przewidują i są nastawione na korzystanie z innych oprogramowań poprzez zintegrowanie ich z interfejsem ministerstwa finansów. Dodatkowo jest też możliwość korzystania bezpośrednio ze strony KSeF.
Wówczas wystawienie e-faktury wygląda tak:
Jeśli chcielibyśmy skorzystać ze strony KSeF to przy uzupełnianiu danych e-faktury może wystąpić konieczność wypełnienia nawet 500 elementów, które możemy podzielić na kilka kategorii:
– elementy obligatoryjne – zapisy dokonuje się obowiązkowo (np. numer NIP)
– elementy opcjonalne – zapisy dokonuje się obowiązkowo, jeśli wymaga tego rodzaj faktury lub wymusza wcześniejszy zapis na fakturze
– elementy fakultatywne – wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności pliku
Przykład – sekcja Płatność
zaznaczenie *nie* nie powoduje powstania dodatkowych obowiązkowych elementów
zaznaczenie *tak* rozwija kolejną listę i wymaga wypełnienia kolejnych pól
W zależności od prowadzonej działalności oraz wybranego rodzaju faktury, mogą powstawać różne pola obowiązkowe oraz pola opcjonalne.
3. Daty na e-fakturze
Data wystawienia to dzień przesłania jej do systemu KSeF. Data wystawienia w dotychczasowym jej rozumieniu będzie tylko wewnętrzną datą przygotowania faktury. Zwracamy uwagę, że wysłanie e-faktury do KSeF musi być w tym samym dniu co jej wystawienie.
Data sprzedaży to data wykonania usługi lub dostawy towaru, pozostaje w formie dotychczasowej, ale warto zwrócić szczególną uwagę, żeby opis na e-fakturze zgadzał się z datą sprzedaży.
Data otrzymania to dzień nadania jej numeru KSeF. Do czasu wprowadzenia obligatoryjnego korzystania z KSeF, w przypadku gdy odbiorca nie wyraził zgody na otrzymanie faktury przy użyciu KSeF, datą otrzymania będzie faktyczna data otrzymania faktury w sposób wcześniej uzgodniony.
W związku z powyższym przed wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF warto zweryfikować umowy z klientami i dostawcami dostosowując je do nowych warunków, np. ustalić nowy sposób liczenia terminu płatności. Pomoże to uniknąć nieporozumień dotyczących terminów płatności w momencie, kiedy data wystawienia (przesłania do KSeF) będzie inna niż data otrzymania (nadania numeru KSeF).
W przypadku, gdy nabywca towaru lub usługi wyraził zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych i faktura została wystawiona w KSeF, nie ma przeciwwskazań, aby sprzedawca dodatkowo (po przesłaniu faktury do KSeF) przekazał klientowi wydruk tej faktury lub wysłał ją np. mailem w formie pliku pdf.
Na ten moment nie ma możliwości dodawania załączników do e-faktury (np. protokół wykonanych prac, WZ). Praktyka biznesowa pokaże, w jaki sposób będzie się odbywało przekazywanie informacji związanych z treścią dzisiejszych załączników. Konieczne będzie wypracowanie nowego systemu komunikacji z klientami, np. poprzez odesłanie na fakturze do odrębnej korespondencji mailowej lub poprzez wklejenie linku odsyłającego do strony internetowej, na której takie informacje się znajdą.
4. Dokonywanie zmian na e-Fakturze
KSeF, choć nowoczesny, nie może wyeliminować pomyłek, jakie zdarzą się przy wystawianiu faktur, np. poprzez podanie błędnej nazwy towaru czy niewłaściwej ceny. Po wystawieniu e-faktury w KSeF nie można dokonywać w niej żadnych zmian. W takim przypadku, podobnie jak dziś, trzeba będzie po prostu wystawiać faktury korygujące.
Faktura ustrukturyzowana może być skorygowana wyłącznie fakturą korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Faktura korygująca wystawiona w KSeF powinna zawierać numer KSeF faktury pierwotnej.
Faktura pierwotna wystawiona poza KSeF nie może zostać skorygowana w ramach KSeF, tak więc korektę musimy wystawić w formie dotychczasowej, np. przy użyciu systemów do fakturowania. Korekty takiej nie należy wysyłać do KSeF.
5. KSeF nie przewiduje wystawienia
1. Faktury dotyczące transakcji z zagranicą – wystawiane będą w dotychczasowej formie
2. Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej – gdy transakcja nie przekracza kwoty 450 zł i będzie udokumentowana paragonem z kasy fiskalnej z numerem NIP nabywcy. KSeF w okresie dobrowolności nie obejmuje tych faktur, są one wystawiane tak jak dotychczas, ale wraz z wprowadzeniem obligatoryjnego korzystania z KSeF to jeszcze może ulec zmianie.
3. Faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. W KseF nie można wystawić faktur, które nie zawierają wszystkich obowiązkowych elementów faktury ustrukturyzowanej jak np. NIP sprzedawcy, czy dane nabywcy. Z kolei obowiązujące Rozporządzenie MF z dnia 29.10.2021 w sprawie wystawiania faktur w niektórych przypadkach zezwala na węższy zakres danych, czego KSeF obecnie nie przewiduje. Aby je wystawić w KSeF (na zasadzie dobrowolności) należy podać więcej danych niż przewiduje to rozporządzenie. Do takich faktur należą m.in:
– faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT (przedmiotowo i podmiotowo) – nie muszą zawierać NIP sprzedawcy, natomiast pole to jest wymagane przez KSeF,
– faktury za przejazd (np. autostradą, koleją) – nie muszą zawierać danych nabywcy, natomiast pole to jest wymagane przez KSeF.
4. Noty korygujące – nie wystawimy w KSeF, ale nadal możemy to zrobić na zasadach dotychczasowych poza KSeF.
5. Duplikaty faktur – do e-faktur nie wystawimy duplikatu, ponieważ nie istnieje możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury ustrukturyzowanej w systemie.
6. Faktury VAT RR – w KSeF nie będzie możliwości wystawiania faktur VAT RR (dokumentujących nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych).
7. Faktury pro forma – nie wystawimy w KSeF, ale możemy na dotychczasowych zasadach poza KSeF.
