Krajowy System e-Faktur

Informujemy iż Komisja Europejska zgodziła się, by wystawianie faktur elektronicznych przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) było obligatoryjne dla wszystkich polskich podatników. Najwcześniejszy termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF będzie od 01.04.2023r przez okres 3 lat, z możliwością przedłużenia. Od stycznia 2022r uczestnictwo w systemie KSeF jest dobrowolne, jednak najprawdopodobniej od drugiego kwartału 2023r będzie obowiązkowe. Wówczas, znikną faktury papierowe oraz elektroniczne wystawiane dziś. Polska będzie czwartym krajem Unii Europejskiej wdrażającym tę e-usługę (po Hiszpanii, Portugalii i Włoszech). Korzystanie z KSeF będzie przeznaczone dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, zwolnionych z podatku VAT oraz podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Faktura elektroniczna (potocznie nazywana e-fakturą) to faktura ustrukturyzowana wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym unikalnym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. KSeF w założeniu ma być systemem teleinformatycznym, służącym do otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (wszystkie faktury trafiają do centralnej bazy w Krajowej Administracji Skarbowej). Faktura ma być uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez system dokumentowi numeru identyfikacyjnego. W ramach KSeF możliwe będzie wystawienie e-faktur: podstawowych, korygujących (na plus / na minus), zaliczkowych i końcowych (dokumentujących otrzymanie zapłaty przed dokonaniem czynności oraz ich końcowe rozliczenie), uproszczonych. Nie będzie można natomiast wystawiać not korygujących, które będą funkcjonować na dotychczasowych zasadach.

Korzystanie z e-faktur przyniesie parę uproszczeń, jak np. :

– brak obowiązku przechowywania e-faktur, bowiem będą gromadzone na serwerze KSeF przez okres 10 lat,

– zniknie instytucja duplikatu faktury z uwagi na gromadzenie w bazie danych MF, nie będzie możliwości ich zgubienia bądź zniszczenia,

– uzyskanie szybszego zwrotu VAT, termin zwrotu skróci się z 60 na 40 dni (pod pewnymi warunkami),

– w przypadku faktury korygującej, nie będzie konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków korekty,

– sprzedawca będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę VAT należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej,

– nabywca będzie mógł uwzględnić fakturę korygującą w okresie rozliczeniowym w momencie otrzymania,

– wprowadzenie jednolitego formatu dokumentów funkcjonującego na rynku może w dłuższej perspektywie ograniczyć koszty i czas poświęcony na rozliczanie tych dokumentów,

– podatnik wystawiający takie faktury nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Korzystanie z e-faktur to niestety także utrudnienia w postaci np. konieczności raportowania fiskusowi dużo większej ilości danych niż obecnie podatnik musi robić w ramach plików JPK_FA, wymogu dokładnej analizy danych, które powinny zostać zawarte na e-fakturze, a które do tej pory były uwzględniane na etapie raportowania JPK_V7. Zbiór danych e-faktury jest o wiele bardziej rozbudowany niż katalog elementów składowych faktury opisany w art. 106e ustawy o VAT. Tak więc, z obecnych ok. 20 elementów składowych faktury, będzie trzeba wypełnić ok. 300 różnych informacji. Dodatkowe wymagania mają obejmować np.:

– sposób zapłaty,

– terminu płatności,

– nr rachunku bankowego,

– nr EORI (sprzedawcy lub nabywcy),

– adres mailowy (sprzedawcy/nabywcy),

– numer telefonu (sprzedawcy/nabywcy),

– numer dokumentu WZ związanego z fakturą,

– rodzaj zastosowanego transportu w przypadku dokonanej dostawy towarów,

– dane identyfikacyjne przewoźnika dostarczającego towar,

– data i godzina rozpoczęcia transportu,

– adres miejsca wysyłki,

– globalny numer jednostki handlowej,

– symbol PKWiU Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług dla towaru lub usługi,

– symbol CN Nomenklatury Scalonej,

– typ skutku korekty w ewidencji,

– numer identyfikujący fakturę korygowaną w Krajowym Systemie e-Faktur,

– kody GTU – oznaczenie wybranych grup dostaw towarów i świadczenia usług,

– znaczniki procedur – oznaczenie wybranych rodzajów procedur, np.: TP dla transakcji z podmiotami powiązanymi, MPP dla transakcji objętych obowiązkiem płatności split payment,

Zwracamy uwagę iż wdrożenie e-faktur wymaga od firm modyfikacji stosowanych programów fakturowych, księgowych czy magazynowych, tak więc warto rozpocząć przygotowania do nowego systemu już teraz. Korzystanie z KSeF może oznaczać bowiem (zwłaszcza w większych firmach) spore inwestycje w przebudowę systemów księgowych. Wystawienie prawidłowej e-faktury będzie praktycznie niemożliwe bez doskonale przygotowanego systemu ERP zawierającego prawidłowe i kompletne dane czy też bez odpowiednio przeszkolonego personelu w zakresie fakturowania. Dodatkowo, konieczne będzie wprowadzenie nowych procedur wewnętrznych, np. w zakresie nadawania i odbioru uprawnień do KSeF, weryfikacji faktur przed wysyłką do KSeF, weryfikacji faktur odrzuconych przez KSeF i ponownej ich wysyłki itp. US będzie mieć wgląd w każdą e-fakturę przesłaną do systemu, nie będzie możliwości jej wycofania czy anulowania.

07.04.2022r MF udostępniło testową wersję Aplikacji Podatnika KSeF. Aplikacja umożliwia m.in. wystawianie, odbieranie i podgląd e-faktur oraz zarządzanie uprawnieniami.

Dostęp do aplikacji testowej jest możliwy za pośrednictwem strony internetowej na https://www.podatki.gov.pl/ksef/bezplatne-narzedzia-ksef/

Źródło: Faktura ustrukturyzowana. Broszura informacyjna dot. struktury FA(1) w załączeniu oraz na stronie broszura-informacyjna-fa-1-04022022.pdf (podatki.gov.pl)