KSeF obowiązkowy od 1 lipca 2024r.

08.08.2023r Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację ustawy o VAT wprowadzą Krajowy System e-Faktur. KSeF to platforma teleinformatyczna, centralna baza która będzie umożliwiała wystawianie,otrzymywanie i przechowywanie e-faktur tzw. ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna zawierająca odpowiednie, określone w przepisach, informacje. Zapisana jest w konkretnym formacie elektronicznym (.xml). KSeF będzie oznaczał dokumenty numerem identyfikującym oraz weryfikował poprawność faktur z konkretnym wzorem.

Zwracamy uwagę iż to duża zmiana dla przedsiębiorców. Każdą fakturę trzeba będzie wystawić w formie elektronicznej i wprowadzić do systemu KSeF, tak więc Urząd Skarbowy od razu ją zobaczy. Nie ma możliwości jej anulowania bądź wycofania. Jedyny sposób na poprawki to wystawienie faktury korygującej.

Wdrożenie KSeF może być procesem czasochłonnym i wymagającym przeszkolenia personelu z wystawiania e-faktur, aktualizacji programów fakturowych przez dostawców oraz dostosowania ich do własnych potrzeb, modyfikacji obiegu dokumentów, sposobu komunikacji z klientami, a czasem nawet zmiany umów z klientami (np. sposobu liczenia terminu płatności uzależnionej od daty sprzedaży / wystawienia / dostarczenia e-faktury).

Terminy obowiązywania KSeF

• od 01.01.2022r. KSeF jest dobrowolny – podatnicy mogą korzystać z KSeF, przygotowując się w ten sposób do obowiązkowego wystawiania e-faktur,
• od 01.07.2024r. KSeF będzie obowiązkowy z wyjątkiem przedsiębiorców zwolnionych z VAT,
• od 01.01.2025r KSeF będzie obowiązkowy podatników zwolnionych z VAT.

Co obejmie obowiązkowy KSeF

• faktury B2B wystawiane przez polskich podatników dla kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych – WDT, eksport towarów, eksport usług (reverse charge),
• faktury B2B jw. wystawiane przez zagranicznych podatników posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD) w Polsce.

Co obejmie dobrowolny KSeF

• faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne zarejestrowane w Polsce na potrzeby VAT, ale nieposiadające SMPD,
• faktury wystawiane przez podatników posiadających SMPD w Polsce jeśli to SMPD nie uczestniczy w transakcji.

Wyłączenia z KSeF (bez możliwości objęcia dobrowolnym KSeF)

• faktury B2C (na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej),
• faktury w procedurach szczególnych OSS, IOSS,
• przypadki przewidziane w rozporządzeniu (np. bilety przewozu osób traktowane jak faktury, przejazdy autostradami).
• rozliczenie VAT z tytułu importu usług, WNT i innych transakcji, w których nie trzeba wystawiać faktury.

Cel wprowadzenia KSeF

W komunikacie Ministerstwa Finansów (MF) zamieszczonym na ich stronie internetowej podkreślono, że e-faktura to kolejny ważny element uszczelnienia systemu podatkowego, ale także wiele korzyści podatkowych i biznesowych dla przedsiębiorców. KSeF zapewnia możliwość bieżącego monitorowania transakcji i tym samym ogranicza potrzebę prowadzenia przez administrację skarbową działań kontrolnych u przedsiębiorców.

Stosowanie przez Krajową Administrację Skarbową (KAS) zaawansowanych narzędzi analitycznych powoduje,że kontrole są precyzyjnie kierunkowane tam, gdzie istnieje ryzyko poważnych nieprawidłowości. Dzięki temu w 2022 r. KAS przeprowadziła niewiele ponad 22 tys. kontroli. To blisko 7-krotnie mniej niż w 2008 r. gdy kontroli było ponad 150 tys. Obowiązkowy KSeF pozwoli w jeszcze większym stopniu weryfikować prawidłowość rozliczeń podatkowych bez angażowania podatników i wszczynania kontroli.

Konsultacje z biznesem
Ministerstwo Finansów (MF) przeprowadziło szerokie konsultacje publiczne projektu ustawy wdrażającej KSeF. Został on odpowiednio dostosowany do oczekiwań przedsiębiorców.
Wprowadziliśmy zmiany uwzględniające postulaty rynku:

• Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
• Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych
  podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
• Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia
  2024 r.
• Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
• Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
• Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z
  KSeF.
• Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
• Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę
  wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do
  KSeF.
• W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie
  offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
• Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur
  podczas awarii oraz w trybie offline.
• W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
• Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
• Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Korzyści wprowadzenia KSeF
Według MF ujednolicenie zasad fakturowania oraz cyfryzacja rozliczeń oznacza szereg korzyści dla
przedsiębiorców.

Korzyści podatkowe:

• Podatnik korzystający z KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego, otrzyma ten zwrot
  w krótszym okresie. Skracamy maksymalny podstawowy termin zwrotu z 60 do 40 dni, co korzystnie
  wpłynie na płynność finansową, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw.
• KSeF to łatwiejsze i szybsze korygowanie faktur.
• Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie
  ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.
• Mniej obowiązków – podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie
  organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Korzyści biznesowe:

• Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF zapewnia przedsiębiorcom uczciwą konkurencję.
  Nabywca ma pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo
  wystawca faktury jest pewien, że odbiorca otrzymał fakturę.
• Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało również wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego
  przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych
  i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy
  podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego
  i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności.
• Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura
  będzie udostępniona dla odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym.
• Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co
  w konsekwencji przełoży się na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych
  obszarach prowadzenia działalności. Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania zredukuje
  liczbę pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych. Brak konieczności skanowania czy przepisywania
  faktur w formie papierowej, czy graficznej -z XML-a można je bezpośrednio importować do systemów.
• Usługa przechowywania oraz archiwizacji e-faktur przez okres 10 lat zapewniona jest przez
  administrację, co daje możliwości dużych oszczędności związanych z brakiem obowiązku
  przechowywania tych dokumentów. (…)”

Dostępność i bezpieczeństwo KSeF

Dostęp do danych KSeF możliwy jest wyłącznie w toku czynności kontrolnych, sprawdzających, w trakcie postępowania podatkowego oraz w celu prowadzenia działalności analitycznej KAS. KSeF cyklicznie przechodzi szczegółowe testy bezpieczeństwa. Zarówno dane w ramach KSeF jak i sama komunikacja z KSeF są szyfrowane. Autoryzacja w systemie jest zabezpieczona na najwyższych dostępnych poziomach. Wprowadzono mechanizm uwierzytelnienia pozwalający na weryfikację tożsamości podmiotu próbującego uzyskać dostęp do systemu. KSeF jest utrzymywany przez Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF) i dostępny 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu.

Źródło:
https://www.kis.gov.pl/wiadomosci/aktualnosci/-/asset_publisher/JSs9/content/krajowy-system-e-faktur-ksef-coraz-blizej-przygotuj-swoja-firme-do-e-fakturowania?redirect=https%3A%2F%2Fwww.kis.gov.pl%2Fstart%3Fp_p_id%3D101_INSTANCE_Xc7c%26p_p_lifecycle%3D0%26p_p_state%3Dnormal%26p_p_mode%3Dview%26p_p_col_id%3D_118_INSTANCE_8yWD__column-2%26p_p_col_count%3D14