Uprawnienia w KSeF

1. Rodzaje uprawnień

2. Podmioty i osoby uprawnione

3. Sposoby nadawania uprawnień pierwotnych

4. Sposoby nadawania uprawnień wtórnych

5. Integracja KSeF z programami księgowymi – generowanie TOKENu

1. Rodzaje uprawnień

Aby móc korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur wymagane jest posiadanie odpowiednich uprawnień do logowania. Uprawnienia te mogą zostać nadane przedsiębiorcy jako uprawnienia pierwotne (domyślne, właścicielskie). W dalszej kolejności przedsiębiorca może rozdysponowywać kolejne prawa do korzystania z systemu innym podmiotom lub osobom fizycznym, tzw. uprawnienia wtórne.

WAŻNE! Aby móc zalogować się do nie-testowej bazy danej firmy w KSeF należy posiadać uprawnienia pierwotne lub wtórne.

2. Podmioty i osoby uprawnione

W momencie rozpoczęcia przez firmę korzystania z systemu KSeF uprawnienia do korzystania z niego będą mogły zostać nadane, m.in.:

1. przedsiębiorcom – uprawnienia pierwotne,
2. podmiotom wskazanym przez przedsiębiorców (np. biurom rachunkowym) – uprawnienia wtórne,
3. osobom fizycznym wskazanym w zawiadomieniu ZAW-FA lub poprzez system KSeF (np. księgowej) – uprawnienia wtórne.

3. Sposoby nadawania uprawnień pierwotnych

Nadanie uprawnień pierwotnych jest niezbędne dla przedsiębiorcy do zalogowania się do KSeF. Po ich nadaniu przedsiębiorca zyskuje możliwość wystawiania i pobierania e-faktur, nadawania uprawnień wtórnych kolejnym podmiotom lub osobom fizycznym, czy generowania tokena niezbędnego do integracji systemu z programami finansowo-księgowymi (więcej informacji o tokenie znajduje się w punkcie 5)

Metody nadawania pierwotnych uprawnień różnią się w zależności od rodzaju podatnika:

a) W przypadku JDG przedsiębiorca (w tym również jego nr PESEL) jest od razu przypisany do profilu jego firmy w KSeF, dzięki czemu automatycznie posiada uprawnienia o charakterze właścicielskim. Nie ma konieczności zgłaszania nic do Urzędu Skarbowego. Podatnicy, którzy są osobami fizycznymi autoryzują się w systemie e-faktur za pomocą Profilu Zaufanego bądź podpisu kwalifikowanego.

b) W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi istnieją 2 metody nadania pierwotnych uprawnień:

• Pierwszą możliwością jest złożenie w urzędzie skarbowym zawiadomienia ZAW-FA, na którym wskazana zostanie osoba uprawniona w imieniu firmy do logowania się do KSeF. Logowanie będzie następowało za pomocą profilu zaufanego bądź podpisu kwalifikowanego osoby upoważnionej na ZAW-FA.

Aktualny formularz ZAW-FA pobrać można z adresu: https://www.podatki.gov.pl/vat/formularze-do-druku-vat/#ZAW-FA

• Drugą możliwością jest zakup kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP firmy. Pieczęć ta jest narzędziem dla firmy porównywalnym do podpisu kwalifikowany dla osoby fizycznej. Po nabyciu takiej pieczęci firma od razu może korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień. Niestety nie jest to rozwiązanie bezpłatne, ponieważ zakup takiej elektronicznej pieczęci dla firmy, to koszt od około 1300zł netto na rok.

Uwaga! Warto pamiętać o tym, aby uprawnienia pierwotne nadać właściwej i zaufanej osobie, takiej która jest mocno związana ze spółką, np. prezesowi zarządu. Istotne jest również pamiętanie o odwołaniu uprawnień, np. w sytuacji zakończenia pracy danej osoby.

4. Sposoby nadawania uprawnień wtórnych

Wtórne uprawnienia dają możliwość korzystania z KSeF innym podmiotom np. biurom rachunkowym lub konkretnej osobie fizycznej np. księgowej spółki czy fakturzystce.

Uprawnienia wtórne mogą zostać nadane zarówno przez osobę pierwotnie uprawnioną, jak i uprawnioną wtórnie (ale tylko taką, która posiada uprawnienia do dalszego zarządzania uprawnieniami).

W KSeF istnieje możliwość nadawania różnych rodzajów uprawnień wtórnych służących np. do:

– wystawiania e-faktur (sprzedażowych),

– dostępu/odbioru do e-faktur (kosztowych),

– wtórnego zarządzania uprawnieniami,

– samofakturowania (wystawiania e-faktur w imieniu sprzedawcy przez nabywcę).

Przewidziane są 3 sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień wtórnych:

a) elektronicznie poprzez stronę KSeF

b) poprzez złożenie do właściwego Urzędu Skarbowego formularza ZAW-FA. Jest to dokładnie ten sam druk, dzięki któremu można zgłosić także uprawnienia pierwotne.

c) poprzez zintegrowane systemy programów finansowo-księgowych.

5. Integracja KSeF z programami księgowymi – generowanie TOKENu

Aby poprawnie połączyć system KSeF z programami księgowymi niezbędne jest wygenerowanie tzw. tokena z KSeF. Jest to swego rodzaju hasło (klucz), które umożliwia komunikację oprogramowania księgowego z KSeF. Wygenerowany token nie ma daty ważności, a więc nie wygaśnie samoistnie. W razie potrzeby możliwe jest jednak jego unieważnienie w KSeF.

Po wprowadzeniu tokena do oprogramowania zintegrowanego z KSeF, można za jego pomocą przeglądać i wystawiać e-faktury w dowolnej ilości.

Aby wygenerować token należy po zalogowaniu do KSeF z menu po lewej stronie wybrać Tokeny, a następnie Generuj token:

Następnie należy wybrać role, które mają być przypisane do tego tokena. Przykładowymi czynnościami, które można przypisać do tokena są:

• odczytywanie faktur
• zapisywanie faktur
• odczytywanie poświadczeń (uprawnień)
• zarządzanie poświadczeniami (uprawnieniami)
• operacje egzekucyjne

Następnie należy wcisnąć Generuj token.

Wygenerowany numer token zostanie wyświetlony na stronie.

Po wygenerowaniu należy skopiować i zapisać ten numer. Token w takiej formie jest gotowy do dodania w programie księgowym.

Można wygenerować kilka tokenów dla jednej firmy. Oznacza to, że mogą Państwo zintegrować swój system do wystawiania faktur jednym tokenem, a kolejny przesłać do biura rachunkowego w celu integracji systemu księgowego do pobierania e-faktur zakupowych. Nie trzeba będzie wówczas nadawać uprawnień wtórnych dla biura rachunkowego, wystarczające będzie samo wygenerowanie tokenu.

Podsumowując – sugerujemy zapoznać się z systemem KSeF z wyprzedzeniem, przetestować proces wystawiania e-faktur poprzez system KSef bądź zintegrowane z nim programy księgowe. Dzięki temu, po wprowadzeniu obligatoryjnego obowiązku korzystania z KSeF, będą Państwo mogli sprawnie posługiwać się systemem, co z pewnością przyczyni się do zmniejszenia liczby błędów.