Fundacja Rodzinna po założeniu – co trzeba zrobić krok po kroku?

Założenie fundacji rodzinnej nie kończy się na podpisaniu aktu założycielskiego i określeniu statutu. To dopiero początek procesu organizacyjnego, który wiąże się z szeregiem dalszych formalności.

Po ustanowieniu fundacji trzeba zadbać m.in. o wpis do Rejestru Fundacji Rodzinnych, kwestie NIP i REGON, rachunek bankowy, dostęp do e-Urzędu Skarbowego, zgłoszenie do CRBR, a w zależności od prowadzonej działalności również o VAT, ZUS czy KSeF.

W jakiej kolejności najlepiej zająć się poszczególnymi obowiązkami?

Poniżej przedstawiamy najważniejsze czynności, które warto uporządkować po ustanowieniu Fundacji Rodzinnej.

KROK 1 – ZŁOŻENIE WNIOSKU DO REJESTRU FUNDACJI RODZINNYCH

Po sporządzeniu aktu założycielskiego, statutu, spisu mienia oraz ustanowieniu wymaganych organów należy przygotować i złożyć wniosek o wpis Fundacji Rodzinnej do Rejestru Fundacji Rodzinnych prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim.

Do wniosku należy dołączyć wymagane dokumenty, m.in. akt założycielski, statut, dokumenty dotyczące organów fundacji oraz oświadczenia wymagane przepisami.

Wniosek o wpis należy złożyć w terminie 6 miesięcy od dnia sporządzenia aktu założycielskiego. Jeżeli fundacja nie zostanie zgłoszona w tym terminie, Fundacja Rodzinna w organizacji ulega rozwiązaniu.

Z chwilą sporządzenia aktu założycielskiego powstaje bowiem Fundacja Rodzinna w organizacji. Dopiero wpis do Rejestru Fundacji Rodzinnych powoduje uzyskanie przez nią osobowości prawnej.

KROK 2 – NIP ZGŁOSZENIE IDENTYFIKACYJNE ORAZ REGON

Należy złożyć zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-2 do właściwego urzędu skarbowego w celu nadania numeru NIP Fundacji Rodzinnej w organizacji.

Formularz NIP-2 można obecnie złożyć elektronicznie za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego lub w formie papierowej. Z naszej praktyki wynika, że pierwsze zgłoszenie identyfikacyjne wysyłane jest w formie papierowej, dopiero kolejne zgłoszenia aktualizacyjne wysyłane są elektronicznie.

Do wypełnionego wniosku NIP-2 należy dołączyć potwierdzenie tytułu prawnego do lokalu będącego siedzibą Fundacji Rodzinnej oraz kopię aktu założycielskiego Fundacji Rodzinnej – wszystko wysłać najlepiej za potwierdzeniem odbioru.

Dodatkowo, należy złożyć wniosek RG-OP o nadanie numeru REGON. Wniosek można złożyć elektronicznie, m.in. przez ePUAP/e-Doręczenia lub w formie papierowej.

Do wniosku warto przygotować dokumenty dotyczące utworzenia Fundacji oraz informację o nadanym numerze NIP, choć nie zawsze jest wymagany.

KROK 3 – RACHUNEK BANKOWY

Kolejnym ważnym elementem organizacji Fundacji Rodzinnej jest rachunek bankowy.

Rachunek powinien być prowadzony na potrzeby działalności fundacji i wykorzystywany do rozliczeń związanych z jej funkcjonowaniem.

Przed założeniem rachunku warto ustalić z bankiem, jakie dokumenty będą wymagane. W zależności od banku mogą być potrzebne m.in. dokumenty rejestrowe fundacji, statut czy dokumenty dotyczące osób uprawnionych do reprezentacji.

KROK 4 – DOSTĘP DO E-URZĘDU SKARBOWEGO ORAZ UPL-1

Kolejnym elementem jest ustanowienie odpowiednich pełnomocnictw, w tym UPL-1, jeżeli deklaracje podatkowe Fundacji Rodzinnej będą podpisywane i wysyłane przez osobę upoważnioną, np. pracownika biura rachunkowego.

Warto również złożyć UPL-1 dla Fundatora / Prezesa Zarządu Fundacji, aby w razie potrzeby miał możliwość samodzielnego podpisywania i wysyłania deklaracji.

Warto również zapewnić dostęp osób reprezentujących fundację oraz pracownika biura rachunkowego do Konta Organizacji w e-Urzędzie Skarbowym. Pozwala to na bieżące sprawdzanie informacji dotyczących rozliczeń podatkowych, zobowiązań czy korespondencji z urzędem skarbowym.

KROK 5 – WPIS DO CRBR

Po wpisaniu Fundacji Rodzinnej do Rejestru Fundacji Rodzinnych należy dokonać zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).

Zgłoszenie należy wykonać w terminie 14 dni od dnia wpisu fundacji do Rejestru Fundacji Rodzinnych. Do tego terminu nie wlicza się sobót oraz dni ustawowo wolnych od pracy.

Fundacja Rodzinna w organizacji nie ma obowiązku zgłoszenia do CRBR. Obowiązek powstaje dopiero po wpisie do właściwego rejestru.

Zgłoszenie do CRBR jest bezpłatne i dokonywane elektronicznie.

KROK 6 – NIP – ZGŁOSZENIE AKTULIZACYJNE

Po otrzymaniu postanowienia o wpisie Fundacji Rodzinnej do właściwego rejestru należy zweryfikować dane zgłoszone wcześniej na NIP-2 i dokonać odpowiedniej aktualizacji.

Na tym etapie Fundacja Rodzinna w organizacji przestaje funkcjonować jako podmiot „w organizacji” i konieczne jest uporządkowanie jej danych identyfikacyjnych.

KROK 7 – VAT – W ZALEŻNOŚCI OD DZIAŁALNOŚCI FUNDACJI

Samo utworzenie Fundacji Rodzinnej nie oznacza automatycznie konieczności rejestracji jako podatnik VAT.

Jeżeli fundacja wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu VAT, należy przeanalizować jej sytuację podatkową i – jeżeli jest to wymagane – dokonać rejestracji na formularzu VAT-R.

Kwestia VAT wymaga każdorazowo analizy rodzaju wykonywanych czynności oraz charakteru działalności prowadzonej przez fundację.

KROK 8 – ZUS – JEŻELI POWSTANIE OBOWIĄZEK

Samo utworzenie Fundacji Rodzinnej nie oznacza automatycznie konieczności rejestracji jako płatnik składek w ZUS.

Obowiązek dokonania odpowiednich zgłoszeń może jednak powstać w związku z zatrudnianiem pracowników lub wystąpieniem innych tytułów do ubezpieczeń społecznych lub zdrowotnych.

Dlatego przed rozpoczęciem zatrudniania warto przeanalizować obowiązki fundacji w tym zakresie.

KROK 9 – KSeF

Fundacja Rodzinna powinna również przygotować odpowiednią organizację obsługi faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.

W zależności od sytuacji fundacji konieczne może być m.in. skonfigurowanie odpowiednich uprawnień, sposobu uwierzytelniania oraz zasad odbierania i wystawiania faktur.

Warto zadbać o to już na początku działalności, aby dokumenty zakupowe i sprzedażowe mogły być sprawnie obsługiwane i przekazywane do księgowości.

W ramach Panelu Klienta XON możemy zapewnić naszym klientom obsługę KSeF, w tym dostęp do faktur kosztowych oraz możliwość obsługi faktur sprzedażowych.

KROK 10 – ORGANIZACJA KSIĘGOWOŚCI I OBIEGU DOKUMENTÓW

Obowiązek prowadzenia księgowości Fundacji Rodzinnej pojawia się już od momentu jej powstania, czyli od ustanowienia Fundacji Rodzinnej w organizacji. Nie należy więc czekać z organizacją księgowości do momentu wpisu fundacji do Rejestru Fundacji Rodzinnych.

Od początku warto zadbać o prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, właściwe dokumentowanie operacji gospodarczych oraz ustalić zasady obiegu dokumentów, ich akceptacji i przekazywania do księgowości.

Szczególnej uwagi wymagają m.in. świadczenia na rzecz beneficjentów, transakcje z podmiotami powiązanymi oraz operacje dotyczące majątku Fundacji Rodzinnej.

Odpowiednio zorganizowana księgowość od początku funkcjonowania fundacji pozwala prawidłowo dokumentować jej działalność, przygotowywać wymagane rozliczenia oraz na bieżąco analizować skutki podatkowe podejmowanych działań.

Fundacja Rodzinna w organizacji – co to oznacza?

Z chwilą sporządzenia aktu założycielskiego powstaje Fundacja Rodzinna w organizacji. Nie posiada ona jeszcze osobowości prawnej, którą uzyskuje dopiero z chwilą wpisu do Rejestru Fundacji Rodzinnych.

Nie oznacza to jednak, że nie może podejmować żadnych czynności. Fundacja Rodzinna w organizacji posiada zdolność prawną. Może więc we własnym imieniu m.in.: nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, pozywać, być pozywana.

Jest również odrębnym podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (CIT).

Fundacja Rodzinna w organizacji jest reprezentowana przez fundatora lub pełnomocnika powołanego przez fundatora, a w przypadkach wskazanych w ustawie – przez zarząd.

Dzięki temu jeszcze przed uzyskaniem osobowości prawnej może wykonywać czynności konieczne do jej prawidłowego zorganizowania i przygotowania do dalszego funkcjonowania.

Pierwsze świadczenia dla beneficjentów? Najpierw analiza podatkowa

Szczególnej uwagi wymagają pierwsze wypłaty lub inne świadczenia na rzecz fundatora, beneficjentów czy podmiotów powiązanych.

Ich skutki podatkowe zależą m.in. od rodzaju świadczenia, osoby otrzymującej świadczenie oraz jej relacji z fundacją i fundatorem.

Dlatego przed dokonaniem pierwszej wypłaty lub przekazaniem innego świadczenia warto skonsultować planowaną operację z księgowością lub doradcą podatkowym. Pozwala to odpowiednio wcześniej ustalić sposób dokumentowania operacji oraz jej skutki podatkowe.

Zakładasz Fundację Rodzinną? Możemy pomóc Ci przejść przez cały proces

Założenie Fundacji Rodzinnej wiąże się z szeregiem formalności realizowanych przed różnymi urzędami i instytucjami. Część z nich pojawia się jeszcze na etapie Fundacji Rodzinnej w organizacji, a kolejne po wpisie do Rejestru Fundacji Rodzinnych.

Warto od początku uporządkować kolejne działania, terminy oraz odpowiedzialność za ich realizację.

W Krafton Accounting obsługujemy Fundacje Rodzinne zarówno na etapie ich organizacji, jak i późniejszego funkcjonowania.

Możemy pomóc w przygotowaniu i obsłudze poszczególnych zgłoszeń oraz zapewnić bieżącą obsługę księgową i podatkową – od NIP i REGON, przez CRBR, e-Urząd Skarbowy i KSeF, aż po bieżącą księgowość i rozliczenia podatkowe Fundacji Rodzinnej.