No ileż można księgować 1 fakturę..?

Spotykamy się często z podejściem iż księgowy to tylko przepisuje faktury do komputera, no ileż można księgować 1 fakturę? i dlaczego to tyle kosztuje? Enter, enter i przecież samo się wyliczy… Tak więc wyjaśniając dlaczego tyle czasu to zajmuje, musimy przybliżyć nieco księgowość od kuchni.

Zwracamy uwagę, iż aby prawidło zaksięgować 1 fakturę zakupu, zaliczyć ją w koszty podatkowe oraz rozliczyć VAT naliczony, konieczne jest wykonanie 25 czynności polegających na sprawdzeniu:

1) czy faktura została wystawiona z prawidłowymi danymi zgodność numeru NIP, nazwy, adresu,

2) czy dokument zawiera wymagane elementy faktury zgodne z ustawa vat oraz dodatkowe adnotacje np. mechanizm podzielonej płatności, metoda kasowa, kwota vat w złotówkach przy rozliczeniu w walucie z dostawcą,

3) czy wydatek spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu czy może mieści się w grupie, którą ustawodawca wyłączył  z możliwości zaliczenia do kosztu podatkowego, pomimo iż jest związany z prowadzaną działalnością gospodarczą i ponoszony są w celu zachowania lub zabezpieczania źródła przychodów,

4) prawidłowego momentu poniesienia kosztu i zaksięgowaniu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego uwzględniając przy tym inne przepisy na gruncie prawa bilansowego i podatkowego oraz biorąc pod uwagę jeszcze rodzaj kosztu tj. bezpośrednie, pośrednie czy rozliczane w czasie poprzez amortyzację lub rozliczenia międzyokresowe,

5) czy wydatek spełnia definicję środka trwałego, określenie wartości jego nabycia, daty przyjęcia do ewidencji oraz stawki amortyzacyjnej dla celów bilansowych (wg okresu ekonomicznej użyteczności środka trwałego) oraz dla celów podatkowych (wynikającej z ustawy o podatku dochodowym cit / pit, zależnej od rodzaju środka trwałego określonego wg Klasyfikacji Środków Trwałych oraz biorąc pod uwagę możliwości skorzystania z pewnych preferencji czy ograniczeń),

6) czy wydatek spełnia definicję wartości niematerialnej i prawnej, określenie wartości jego nabycia, daty przyjęcia do ewidencji oraz stawki amortyzacyjnej dla celów bilansowych oraz podatkowych, które również niekoniecznie się pokrywają,

7) odpowiedniej kwalifikacji kosztu do reprezentacji lub reklamy, ustalenie ewentualnych, dodatkowych obowiązków w zakresie podatku vat / pit występujących przy przekazaniu towarów na cele marketingowe,

8) czy koszt podatkowy podlega limitowaniu wyłączenie 25% wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego jeżeli jest on wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika; amortyzacja, leasing, najem, ubezpieczanie samochodu osobowego w proporcji do wartości 150 tys. zł; koszty finansowania dłużnego; niektóre wydatki na rzecz podmiotów powiązanych,

9) czy faktura dokumentuje czynność mającą ekonomiczne uzasadnienie, czy istnieje ryzyko zakwestionowania kosztu uzyskania przychodu oraz zastosowania klauzuli antyoptymalizacyjnej,

10) czy faktura została opłacona w celu ustalenia konieczności zastosowania ulgi (a właściwie to kary) na złe długi, zarówno na gruncie podatku dochodowego jak i podatku od towarów i usług – jeśli zobowiązanie nie zostało uregulowane w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jego płatności określonego w umowie lub na fakturze (rachunku), to dłużnik ma obowiązek powiększenia podstawy opodatkowania o wartość nieuregulowanego zobowiązania (i to nawet wówczas, gdy wcale nie zaliczył faktury w koszty) oraz skorygowania odliczonego wcześniej podatku vat naliczonego; natomiast w okresie w którym zobowiązanie zostanie uregulowane ww. czynności należy odwrócić,

11) czy przysługuje prawo odliczenia VAT naliczonego, jeśli tak to: (i) wykazanie prawidłowego momentu odliczenia vat naliczonego, bowiem data wystawienia faktury, data otrzymania faktury i data obowiązku podatkowego u sprzedawcy niekoniecznie się pokrywają; (ii) rozpoznanie kwoty odliczenia vat naliczonego tj. pełne, w połowie, w proporcji przy sprzedaży mieszanej lub całkowity brak takiej możliwości; (iii) weryfikacja prawidłowego ujęcia faktury w rejestrach vat do nabyć towarów i usług zaliczanych u podatnika do środków trwałych lub do nabyć pozostałych towarów i usług (z pominięciem tych które są zwolnione z vat),

12) przy zakupach towarów lub usług od zagranicznych kontrahentów, właściwego miejsca opodatkowania dla WNT / importu usług, co jest szczególnie ważne np. przy transakcjach łańcuchowych czy dokonywanych poza terytorium Polski,

13) przy zakupach towarów lub usług od zagranicznych kontrahentów, prawidłowego okresu rozpoznania obowiązku podatkowego dla WNT / importu usług, wystawienia dokumentu wewnętrznego wraz z właściwą stawką VAT,

14) poprawności wprowadzenia odpowiednich oznaczeń procedur zakupu IMP, MPP (nie obwiązuje od 01.07.2021r.) w pliku JPK_V7M (K),

15) poprawności wprowadzenia odpowiednich oznaczeń typów dokumentów zakupu tj. VAT RR, WEW, MK w pliku JPK_V7M (K),

16) poprawności wprowadzenia innych danych z faktury zakupu w pliku JPK_V7M (K), brak odpowiednich oznaczeń może skutkować wezwaniem z urzędu skarbowego do skorygowania pliku, a zagrożone jest sankcją grzywny w wysokości 500 zł za każde uchybienie,

17) czy kontrahent, który wystawił fakturę zakupu, jest czynnym podatnikiem VAT weryfikacja rejestru podatników z tzw. białej listy na dzień dokonania transakcji,

18) czy przelew na kontrahenta jest wykonany na rachunek bankowy z białej listy – kosztem nie jest bowiem transakcja zapłacona powyżej 15 tys. zł brutto dokonana przez czynnego podatnika VAT, jeśli ta odbyła się na rachunek bankowy spoza białej listy i podatnik nie dokonał zgłoszenia jej do urzędu skarbowego na odpowiedniemu druku i w odpowiedniemu terminie, dodatkowo konieczna jest analiza wartości całej transakcji, bowiem zapłacona faktura może mieć niższą wartość niż wskazany limit a i tak podlegać pod ww. obowiązek,

19) czy zapłata gotówką za transakcję przekracza limit płatności gotówkowej pomiędzy przedsiębiorcami – nie można zaliczyć do kosztu podatkowego transakcji powyżej 15 tys. zł brutto jeśli została zapłacono z pominięciem rachunku bankowego przy B2B, dodatkowo konieczna jest analiza wartości całej transakcji, bowiem zapłacona faktura może mieć niższą wartość niż wskazany limit a i tak podlegać pod ww. obowiązek,

20) czy faktura powyżej 15 tys. zł brutto dokumentująca zakup towarów i usług podlegających pod mechanizm podzielonej płatności zgodnie z załącznikiem 15 ustawy o VAT została wystawiona prawidłowo, brak adnotacji na fakturze o MPP nie zwalnia podatnika z dokonywania płatności w tym trybie – inaczej nabywca naraża się na dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku vat przypadającego na towary lub usługi objęte MPP wykazane na tej fakturze (chyba że sprzedawca rozliczy całą kwotę podatku wynikającą z faktury zawierającej towary lub usługi objęte MPP); dodatkowo kosztem nie jest towar czy usługa z załącznika 15 ustawy o VAT zakupiony od vatowca, gdy faktura jest powyżej 15 tys. zł brutto, a płatność odbyła się bez zastosowania MPP, chyba ze sprzedawca nie umieścił na fakturze oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności”; przepis odnosi się do faktury a nie transakcji, chyba ze faktura jest błędnie wystawiona np. sztucznie podzielona na dwa dokumenty,

21) prawidłowego kursu NBP w celu przeliczenia faktur zakupu w walucie obcej zarówno dla podatku dochodowego jak i podatku od towarów i usług – te niekoniecznie się pokrywają, slim vat uprościł przeliczanie ale jedynie w zakresie przychodów (pomijając zaliczki) a nie kosztów; dodatkowo przy zakupach towarów lub usług od zagranicznych kontrahentów należy wziąć pod uwagę iż daty wystawienia faktury, wykonania usługi czy nabycia towaru zazwyczaj są różne,

22) prawidłowego okresu zmniejszenia vat naliczonego od otrzymanej korekty faktury zakupy in minus – w tym celu konieczne jest ustalenie kiedy dla nabywcy towaru / usługi otrzymującego fakturę korygującą zostały spełnione warunki, które zostały uzgodnione z dostawcą jako przesłanka do obniżenia ceny, swoiste udogodnienie wprowadzone w tzw. pakiecie slim vat powodujące dodatkową analizę,

23) obowiązku podatkowego dla podatku u źródła dla wybranych transakcji (np. odsetki, należności licencyjne, dywidendy, wynagrodzenie z tytułu usług doradczych, prawnych, reklamowych), spełnieniu wymogu należytej staranności płatnika WHT polegającej na udowodnieniu, że nie pobierając tego podatku lub stosując jego niższą stawkę, zweryfikował przesłanki skorzystania z preferencji (np. posiadanie certyfikatu rezydencji, oświadczenia o rzeczywistym właścicielu należności, analiza umów o unikaniu podwójnego opodatkowania); natomiast w przypadku obowiązku pobrania WHT, konieczna jest analiza wysokości podatku tj. od kwoty faktury czy od kwoty po ubruttowieniu faktury z uwagi na niemożliwość obciążenia kontrahenta tym podatkiem (w zależności o umowy z danym kontrahentem),

24) transakcji pod kątem zaistnienia schematu podatkowego i ewentualnego raportowania MDR,

25) czy zastosowana cena jest ceną rynkową w przypadku transakcji między podmiotami powiązanymi (w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym cit / pit).

Natomiast aby prawidło zaksięgować 1 fakturę sprzedaży, zaliczyć ją w przychody podatkowe oraz rozliczyć VAT należny, konieczne jest wykonanie 20 czynności polegających na sprawdzeniu:

1)czy faktura została wystawiona z prawidłowymi danymi zgodność numer NIP, nazwy, adresy,

2) czy dokument zawiera wymagane elementy faktury zgodne z ustawa vat oraz dodatkowe adnotacje np. odwrotne obciążenie, mechanizm podzielonej płatności, uzasadnienie zastosowania zwolnienie vat, metoda kasowa, kwota vat w złotówkach przy rozliczeniu w walucie z nabywcą,

3) prawidłowego momentu obowiązku podatkowego dla vat należnego oraz przychodu dla podatku dochodowego (te niekoniecznie się pokrywają) oraz zaksięgowania do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, uwzględniając różnice pojawiające się na gruncie prawa bilansowego i podatkowego,

4) czy faktura została opłacona w celu ustalenia możliwości skorzystania z ulgi za złe długi, zarówno na gruncie podatku dochodowego jak i podatku od towarów i usług – jeśli należność nie została uregulowana lub zbyta w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze (rachunku), to wierzyciel ma prawo pomniejszania podstawy opodatkowania o wartość nieuregulowanej należności (zaliczanej do przychodów należnych) oraz skorygowania rozliczonego wcześniej podatku vat należnego; natomiast w okresie w którym należność zostanie uregulowana ww. czynności należy odwrócić,

5) ujęcia sprzedaży w prawidłowym rejestrze vat wraz z prawidłowymi stawkami vat dla sprzedaży krajowej (opodatkowanej lub zwolnionej), sprzedaży nie podlegającej opodatkowaniu w Polsce, eksportu oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

6) przy sprzedaży towarów lub usług do zagranicznych klientów, właściwego miejsca opodatkowania dla WDT / świadczonych usług, co jest szczególnie ważne np. przy transakcjach łańcuchowych czy dokonywanych poza terytorium Polski,

7) poprawności wprowadzenia odpowiednich oznaczeń grup sprzedawanych towarów i usług kody od GTU_01 do GTU_13 w pliku JPK_V7M (K), powodująca dodatkową weryfikację sprzedawanych towarów oraz świadczonych usług pod kątem ich przynależności do jednej z trzynastu grup towarowo-usługowych,

8) poprawności wprowadzenia odpowiednich oznaczeń procedur sprzedaży SW, EE, TP, TT_WNT, TT_D, MR_T, MR_UZ, I_42, I_63, B_SPV, B_SPV_DOSTAWA, B_MPV_PROWIZJA, MPP (nie obwiązuje od 01.07.2021r.) w pliku JPK_V7M (K); i tak np. dla prawidłowego wskazania TP (transakcji powiązanych) konieczne jest poznanie całej rodziny właściciela i zarządu przedsiębiorstwa,

9) poprawności wprowadzenia odpowiednich oznaczeń typów dokumentów sprzedaży tj. RO, WEW, FP w pliku JPK_V7M (K),

10) poprawności ujęcia sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej, wystawionych faktur do paragonów dla osób fizycznych, paragonów z NIP dla przedsiębiorców, paragonów jako faktur uproszczonych do 450 zł oraz ich odpowiedniej ewidencji w JPK_V7M (K),

11) poprawności wprowadzenia innych danych z faktury sprzedaży w pliku JPK_V7M (K), brak odpowiednich oznaczeń może skutkować wezwaniem z urzędu skarbowego do skorygowania pliku, a zagrożone jest sankcją grzywny w wysokości 500 zł za każde uchybienie,

12) czy faktura powyżej 15 tys. zł brutto dokumentująca sprzedaż towarów i usług podlegających pod mechanizm podzielonej płatności zgodnie z załącznikiem 15 ustawy o VAT została wystawiona prawidłowo, zwiera odpowiednią adnotację o MPP – inaczej sprzedawca naraża się na dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku vat przypadającego na towary lub usługi objęte MPP wykazane na tej fakturze; przepis odnosi się do faktury a nie transakcji, chyba ze faktura jest błędnie wystawiona np. sztucznie podzielona na dwa dokumenty,

13) prawidłowego kursu NBP w celu przeliczenia faktur sprzedaży w walucie obcej zarówno dla podatku dochodowego jak i podatku od towarów i usług – te niekoniecznie się pokrywają, tzw. slim vat uprościł przeliczanie ale jedynie w zakresie przychodów ale już pominął zaliczki, dodatkowo należy wziąć pod uwagę iż daty wystawienia faktury, wykonania usługi czy dostawy towaru mogą są różne,

14) prawidłowego okresu zmniejszenia vat należnego od wystawionej korekty faktury sprzedaży in minus – w tym celu konieczne jest ustalenie kiedy zostały spełnione warunki, które zostały uzgodnione z nabywcą jako przesłanka do obniżenia ceny oraz zebranie stosowanej dokumentacji z której wynika iż sprzedawca uzgodnił z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją; swoiste udogodnienie wprowadzone w tzw. pakiecie slim vat powodujące dodatkową analizę,

15) prawidłowego okresu zmiany przychodu podatkowego dla cit / pit od wystawionej korekty sprzedaży, tj. na bieżąco lub wstecznie w przypadku gdy korekta jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką,

16) kompletu zgromadzonych dokumentów uprawniających do zastosowania stawki 0% przy eksporcie oraz ujęcia w prawidłowym okresie rozliczeniowym dla vat; natomiast przy braku odpowiednich dokumentów – rozliczenie eksportu jako transakcji krajowej we właściwym okresie oraz późniejsze ewentualne skorygowanie do stawki 0% w bieżącym okresie,

17) kompletu zgromadzonych dokumentów uprawniających do zastosowania stawki 0% przy WDT (np. dowody, że towary zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa UE, dostawca musi posiadać podany mu przez nabywcę numer VAT UE oraz złożyć prawidłową informację podsumowującą VAT-UE) oraz ujęcia w prawidłowym okresie rozliczeniowym dla vat; natomiast przy braku odpowiednich dokumentów – rozliczenie WDT jako transakcji krajowej we właściwym okresie oraz późniejsze ewentualne skorygowanie do stawki 0% w okresie dokonania WDT,

18) czy nie zostały przekroczone limity dla: np. zastosowania zwolnienia podmiotowego w vat, zwolnienia z ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej, powodujące obowiązek rozliczania wewnątrzwspólnotowej sprzedaż towarów na odległość za granicą (w kraju, w którym zakończył się transport),

19) transakcji pod kątem zaistnienia schematu podatkowego i ewentualnego raportowania MDR,

20) czy zastosowana cena jest ceną rynkową w przypadku transakcji między podmiotami powiązanymi (w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym cit / pit czy wynikające ze stosunku pracy).

Przez ostatnie 2 lata, kolejne wprowadzane udogodnienia i uproszczenia w systemie podatkowym powodują dodatkowe analizy dla działów księgowych i podatkowych. Przy slimvat miało być prosto, lokalnie i nowocześnie a wyszło jak zwykle… Tak wiec nie pytam już co rząd mógłby zrobić dla nas, ja się pytam czy mógłby tego nie robić ..? Szczególnie w kontekście planowanych zmian podatkowych zwanych „Polskim Ładem”…