Tryby wystawiania faktur: online, offline oraz awarii całkowitej

W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) wyróżniamy cztery podstawowe tryby wystawiania dokumentów: online (czas rzeczywisty), offline24 (z wyboru lub przy braku internetu), niedostępność KSeF (prace serwisowe) oraz awaria całkowita. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zachować ciągłość wystawiania faktur niezależnie od okoliczności.

1. TRYB ONLINE jako standardowy tryb wystawiania faktur

• wystawienie – sprzedawca wystawia faktury ustrukturyzowane w formacie xml. zgodnie ze strukturą logiczną FA(3) i przesyła je do KSeF niezwłocznie po wystawieniu, tj. w dniu ich wystawienia,
• data wystawienia -dla celów podatkowych data wystawienia to data wskazana przez wystawcę na fakturze, zgodna z datą przesłania do KSeF (bowiem wysłanie faktury do KSeF jest w tym samym dniu co jej wystawienie),
• nr identyfikujący – należy wysłać fakturę do KSeF niezwłocznie po wystawieniu tj. w dniu jej wystawienia, aby KSeF przydzielił nr identyfikujący (35 znaków, w numerze e-faktury w KSeF pojawi się data przesłania),
• udostępnienie – następuje przez KSeF – obowiązek odebrania przez nabywcę poprzez KSeF z wyjątkiem, o którym mowa w art. 106gb ust.4 tj. gdy nasz kontrahent jest podmiotem zagranicznym, konsumentem lub nie posiada nr NIP – wówczas faktury udostępnia się poza KSeF w sposób uzgodniony z tymi nabywcami,
• data otrzymania – dla celów podatkowych data otrzymania przez nabywcę to data przydzielenia przez KSeF nr identyfikującego e-fakturę, z wyjątkiem nabywców, o których mowa w art. 106gb ust.4 tj. gdy nasz kontrahent jest podmiotem zagranicznym, konsumentem lub nie posiada nr NIP – otrzymanie faktury to data faktycznego otrzymania faktury przez tych nabywców poza KSeF w sposób z nimi uzgodniony,
• kod QR – oznaczenie faktury jednym kodem QR (opatrzonym nr KSeF) w przypadku udostępnienia jej nabywcy poza KSeF,
• kod QR – oznaczenie faktury jednym kodem QR (opatrzonym nr KSeF) w przypadku użycia jej poza KSeF po jej przesłaniu do KSeF (faktura ma już nadany nr KSeF) np. wysłanie nabywcy wizualizacji faktury w pdf na jego życzenie, udostępnienie innym podmiotom w celu uzyskania finasowania.

2. TRYB OFFLINE – OFFLINE24 podatnik świadomie wybiera ten tryb innymi słowy zawsze może go zastosować gdy nie ma przesłanek ustawowych lub gdy data przesłania faktury do KSeF jest późniejsza niż data jej wystawienia (art.106nda ust. 16) – wówczas tryb offline24 będzie narzucany z automatu ze względu na niegodność dat wystawienia i przesłania jej do KSeF,

• wystawienie – sprzedawca wystawia faktury ustrukturyzowane w formacie xml. zgodnie ze strukturą logiczną FA(3) i przesyła je do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym,
• data wystawienia – dla celów podatkowych data wystawienia to data wskazana przez wystawcę na fakturze,
• nr identyfikujący – należy wysłać fakturę do KSeF niezwłocznie, ale nie później niż w ciągu 1 dnia roboczego, aby KSeF przydzielił nr identyfikujący (35 znaków, w numerze e-faktury w KSeF pojawi się data przesłania),
• udostępnienie -stosujemy te same zasady co w trybie online tj.udostępnienienastępuje przez KSeF – obowiązek odebrania przez nabywcę poprzez KSeF z wyjątkiem, o którym mowa w art. 106gb ust.4 tj. gdy nasz kontrahent jest podmiotem zagranicznym, konsumentem lub nie posiada nr NIP – wówczas faktury udostępnia się poza KSeF w sposób uzgodniony z tymi nabywcami,
• data otrzymania – stosujemy te same zasady co w trybie online – dla celów podatkowych data otrzymania przez nabywcę to data przydzielenia przez KSeF nr identyfikującego e-fakturę, z wyjątkiem nabywców, o których mowa w art. 106gb ust.4 tj. gdy nasz kontrahent jest podmiotem zagranicznym, konsumentem lub nie posiada nr NIP – otrzymanie faktury to data faktycznego otrzymania faktury przez tych nabywców poza KSeF w sposób z nimi uzgodniony,
• kod QR – stosujemy te same zasady co w trybie awaryjnym – oznaczenie faktury dwoma kodami QR („OFFLINE” I „CERTYFIKAT”) w przypadku udostępnienia jej nabywcy poza KSeF przed wysłaniem jej do KSeF,
• kod QR – stosujemy te same zasady co w trybie awaryjnym – oznaczenie faktury jednym kodem QR (opatrzonym nr KSeF) w przypadku użycia jej poza KSeF po jej przesłaniu do KSeF (faktura ma już nadany nr KSeF) np. wysłanie nabywcy wizualizacji faktury w pdf na jego życzenie, udostępnienie innym podmiotom w celu uzyskania finasowania,
• uwaga na pułapkę – gdy wystawienie faktury wcześniejsze a wysłanie jej do KSF w bieżącym dniu – może być zarzut antydatowania faktury.  

3. TRYB OFFLINE – NIEDOSTĘPNOŚĆ KSeF występuje, gdy jest komunikat MF w Biuletynie Informacji Publicznej o niedostępności KSeF oraz okresie jej trwania (zaplanowane prace serwisowe) art. 106ne ust.4

• wystawienie – gdy sprzedawca nie może lub nie chce czekać na zakończenie niedostępności – wystawia faktury ustrukturyzowane w formacie xml. zgodnie ze strukturą logiczną FA(3), tyle że nie przesyła jej do KSeF,
• data wystawienia – dla celów podatkowych data wystawienia to data wskazana przez wystawcę na fakturze,
• nr identyfikujący – po zakończeniu niedostępności należy dosłać fakturę do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego, aby KSeF przydzielił nr identyfikujący (35 znaków, w numerze e-faktury w KSeF pojawi się data przesłania),
• udostępnienie -stosujemy te same zasady co w trybie online tj.udostępnienienastępuje przez KSeF – obowiązek odebrania przez nabywcę poprzez KSeF z wyjątkiem, o którym mowa w art. 106gb ust.4 tj. gdy nasz kontrahent jest podmiotem zagranicznym, konsumentem lub nie posiada nr NIP – wówczas faktury udostępnia się poza KSeF w sposób uzgodniony z tymi nabywcami,
• data otrzymania – stosujemy te same zasady co w trybie online – dla celów podatkowych data otrzymania przez nabywcę to data przydzielenia przez KSeF nr identyfikującego e-fakturę, z wyjątkiem nabywców, o których mowa w art. 106gb ust.4 tj. gdy nasz kontrahent jest podmiotem zagranicznym, konsumentem lub nie posiada nr NIP – otrzymanie faktury to data faktycznego otrzymania faktury przez tych nabywców poza KSeF w sposób z nimi uzgodniony,
• kod QR – stosujemy te same zasady co w trybie awaryjnym – oznaczenie faktury dwoma kodami QR („OFFLINE” I „CERTYFIKAT”) w przypadku udostępnienia jej nabywcy poza KSeF w okresie niedostępności,
• kod QR – stosujemy te same zasady co w trybie awaryjnym – oznaczenie faktury jednym kodem QR (opatrzonym nr KSeF) w przypadku użycia jej poza KSeF po jej przesłaniu do KSeF (faktura ma już nadany nr KSeF) np. wysłanie nabywcy wizualizacji faktury w pdf na jego życzenie, udostępnienie innym podmiotom w celu uzyskania finasowania,
• podatnik może teżpoczekać i wystawić fakturę po ustaniu niedostępności (jeśli dotrzymane są ustawowe terminy na wystawienie faktury)

4. TRYB OFFLINE – AWARYJNY występuje, gdy jest komunikat MF w Biuletynie Informacji Publicznej o awarii KSeF (charakter niespodziewany, nieplanowany) art. 106ne ust.1

• wystawienie – gdy sprzedawca nie może lub nie chce czekać na zakończenie awarii – wystawia faktury ustrukturyzowane w formacie xml. zgodnie ze strukturą logiczną FA(3), tyle że nie przesyła jej do KSeF,
• data wystawienia – dla celów podatkowych data wystawienia to data wskazana przez wystawcę na fakturze,
• nr identyfikujący – po zakończeniu awarii należy dosłać fakturę do KSeF w ciągu 7 dni roboczych, aby KSeF przydzielił nr identyfikujący (35 znaków, w numerze e-faktury w KSeF pojawi się data przesłania),
• udostępnienie – w okresie awarii faktury udostępniamy nabywcy w sposób z nim uzgodniony np. pdf, xml, papierowy, poprzez KSeF po ustaniu awarii,
• data otrzymania – dla celów podatkowych data otrzymania faktury to data faktycznego jej otrzymania przez nabywcę, chyba że wcześniej przydzielony zostanie nr identyfikujący tę fakturę w KSeF, np. wyślemy fakturę pocztą ale po awarii, wyślemy faktury do KSeF i ten nada nr identyfikujący wcześniej niż faktura papierowa dotrze do nabywcy (wówczas data wcześniejsza jest datą otrzymania faktury), w przypadku faktury wystawionej na rzecz nabywcy o którym mowa w art. 106gb ust.4 tj. gdy nasz kontrahent jest podmiotem zagranicznym, konsumentem lub nie posiada nr NIP – zawsze data faktycznego otrzymania poza KSeF,
• kod QR – oznaczenie faktury dwoma kodami QR („OFFLINE” I „CERTYFIKAT”) w przypadku udostępnienia jej nabywcy poza KSeF w okresie awarii,
• kod QR – oznaczenie faktury jednym kodem QR (opatrzonym nr KSeF) w przypadku użycia jej poza KSeF po jej przesłaniu do KSeF (faktura ma już nadany nr KSeF) np. wysłanie nabywcy wizualizacji faktury w pdf na jego życzenie, udostępnienie innym podmiotom w celu uzyskania finasowania,
• podatnik może teżpoczekać i wystawić fakturę po ustaniu awarii (jeśli dotrzymane są ustawowe terminy na wystawienie faktury).

5. TRYB AWARII CAŁKOWITEJ stosowany w sytuacjach nadzwyczajnych np. zagrożenia kraju lub jego infrastruktury (związane z sytuacją geopolityczną, ataki hackerskie); w przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatu w Biuletynie Informacji Publicznej, informacja pojawi się w środkach społecznego przekazu (art.106ne ust.3)

1. wystawienie – gdy sprzedawca nie może lub nie chce czekać na zakończenie awarii całkowitej, wystawia faktury np. w postaci papierowej lub elektronicznej jako plik pdf bez kodów QR (jak dotychczas),
2. data wystawienia – dla celów podatkowych data wystawienia to data wskazana przez wystawcę na fakturze,
3. nr identyfikujący – faktura nie będzie wysłana KSeF, nie będzie miała nr identyfikującego w KSeF,
4. udostępnienie -faktury udostępnia w sposób uzgodniony z nabywcami poza KSeF np. przesłanie pocztą, mailem, umieszczenie na umówionych portalach (jak dotychczas),
5. data otrzymania – otrzymanie faktury to data faktycznego otrzymania faktury przez nabywców poza KSeF w sposób z nimi uzgodniony (jak dotychczas),
6. kod QR – nie stosuje się.