Tryby Online albo Awaryjny wystawiania faktur w KSeF

Z założenia  mamy do czynienia z kilkoma trybami wystawiania faktur w KSeF. W tym artykule skupimy się na 2 istotnych.

Charakterystyka Trybu Online oraz Trybu Awaryjnego

TRYB ONLINE jako standardowy tryb wystawiania faktur

• wystawienie – sprzedawca wystawia faktury ustrukturyzowane w formacie xml. zgodnie ze strukturą logiczną FA(3) i przesyła je do KSeF niezwłocznie po wystawieniu, tj. w dniu ich wystawienia,
• data wystawienia -dla celów podatkowych data wystawienia to data wskazana przez wystawcę na fakturze, zgodna z datą przesłania do KSeF (bowiem wysłanie faktury do KSeF jest w tym samym dniu co jej wystawienie),
• nr identyfikujący – należy wysłać fakturę do KSeF niezwłocznie po wystawieniu tj. w dniu jej wystawienia, aby KSeF przydzielił nr identyfikujący (35 znaków, w numerze e-faktury w KSeF pojawi się data przesłania),
• udostępnienie – następuje przez KSeF – obowiązek odebrania przez nabywcę poprzez KSeF z wyjątkiem, o którym mowa w art. 106gb ust.4 tj. gdy nasz kontrahent jest podmiotem zagranicznym, konsumentem lub nie posiada nr NIP – wówczas faktury udostępnia się poza KSeF w sposób uzgodniony z tymi nabywcami,
• data otrzymania – dla celów podatkowych data otrzymania przez nabywcę to data przydzielenia przez KSeF nr identyfikującego e-fakturę, z wyjątkiem nabywców, o których mowa w art. 106gb ust.4 tj. gdy nasz kontrahent jest podmiotem zagranicznym, konsumentem lub nie posiada nr NIP – otrzymanie faktury to data faktycznego otrzymania faktury przez tych nabywców poza KSeF w sposób z nimi uzgodniony,
• kod QR – oznaczenie faktury jednym kodem QR (opatrzonym nr KSeF) w przypadku udostępnienia jej nabywcy poza KSeF,
• kod QR – oznaczenie faktury jednym kodem QR (opatrzonym nr KSeF) w przypadku użycia jej poza KSeF po jej przesłaniu do KSeF (faktura ma już nadany nr KSeF) np. wysłanie nabywcy wizualizacji faktury w pdf na jego życzenie, udostępnienie innym podmiotom w celu uzyskania finasowania,

TRYB AWARII CAŁKOWITEJ stosowany w sytuacjach nadzwyczajnych np. zagrożenia kraju lub jego infrastruktury (związane z sytuacją geopolityczną, ataki hackerskie); w przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatu w Biuletynie Informacji Publicznej, informacja pojawi się w środkach społecznego przekazu (art.106ne ust.3)

• wystawienie – gdy sprzedawca nie może lub nie chce czekać na zakończenie awarii, wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej jako plik pdf bez kodów QR (jak dotychczas),
• data wystawienia – dla celów podatkowych data wystawienia to data wskazana przez wystawcę na fakturze,
• nr identyfikujący – faktura nie będzie wysłana KSeF, nie będzie miała nr identyfikującego w KSeF,
• udostępnienie -faktury udostępnia w sposób uzgodniony z nabywcami poza KSeF np. przesłanie pocztą, mailem, umieszczenie na umówionych portalach (jak dotychczas),
• data otrzymania – otrzymanie faktury to data faktycznego otrzymania faktury przez nabywców poza KSeF w sposób z nimi uzgodniony (jak dotychczas).